Egyre nagyobb népszerűségnek örvend a vállalkozások körében az e-számla, aminek köszönhetően tulajdonképpen a teljes számlázási folyamat papírmentessé tehető. Cikkünkben bemutatjuk, pontosan milyen előnyei vannak ennek a módszernek.
Számlázás ERP rendszerben
A papíralapú számlák kora egyértelműen lejárt, hiszen tulajdonképpen nincs olyan érv, amely mellettük szólna – körülményes a kezelésük, lassítják a folyamatot, illetve a tárolásuk is plusz erőforrást igényel. Nem csoda tehát, hogy sorra jelennek meg a különböző modern számlázási platformok, amelyek alkalmazásával ma már könnyedén átállhatnak a cégek a digitális formátum használatára.
Ha azonban extra figyelmet szeretnénk fordítani a digitalizációra, érdemes lehet nem egy elszigetelt felület használata mellett dönteni. Ha ugyanis ERP rendszerben állítjuk ki a számlákat, akkor összekapcsolhatjuk a folyamatot más modulokkal is, illetve nemcsak a pénzügy, hanem a szervezet többi illetékes tagja is hozzáférhet az e-számlákhoz.
A D4S értékesítés modulja segítségével nemcsak rendeléseket és ajánlatokat hozhatunk létre, hanem díjbekérőt, előlegszámlát, illetve vevői számlát is kiállíthatunk. Egy értékesítő hamar meg fogja tapasztalni, mennyi előnye is van annak, ha egy egységes, integrált szoftveren belül kezelheti ezeket a folyamatokat. Lehetőség van például több vevői rendelést összevonni egyetlen számlába, vagy akár adatokat, statisztikákat lekérni vezetői szemrevételezésre.
Az e-számla előnyei
A digitális számlák egyértelmű előnye, hogy segítségükkel sokkal gördülékenyebb és gyorsabb lehet a számlázási folyamat. Nem lesz szükség többé arra, hogy kinyomtassák és postára adják ezeket a bizonylatokat, ezáltal pedig akár több napot vagy akár hetet is megspórolhatunk.
A vevő azonnal, ráadásul automatikusan kapja meg a számlákat, ami később is rendkívül egyszerűen visszakereshető. Nem kell többé amiatt aggódni, hogy a levél esetleg elkeveredett a postán, vagy esetleg nem a jó számlázási címre érkezett meg. Az e-számla használatával bármilyen hiba könnyűszerrel javítható, hiszen egy rossz e-mail-cím használata esetében nincs más dolgunk, mint egy új cím megadását követően újból elküldeni a számlát.
Egy esetleges ellenőrzés esetében igen komplikált lehet egy több évvel ezelőtti papíralapú számlát megtalálni, hiszen keresgélni kell a már archivált dokumentumok között. A digitalizált rendszerben ezzel szemben csak rá kell keresnünk a vevőre vagy a bizonylatra a számlaközpontban, és akár 1 perc alatt hozzájuthatunk egy több éve készült fájlhoz is.
Hogyan működik?
Az e-számlára történő átállás tulajdonképpen teljesen zökkenőmentesnek mondható, hiszen hasonlóan működik, mint a hagyományos számlák kiállítása. Az egyetlen különbség, hogy a tranzakció végén egy PDF formátumú dokumentumot kapunk, melynek eredetiségét és hitelességét a digitális aláírás igazolja.
Ha Te is gondolkodsz vállalkozásod digitalizációján, az elektronikus számlázásra való átállás ideális kezdő lépés lehet.
Fizetett tartalom.
